Um erro da empresa pode colocar o trabalhador na malha fina do Imposto de Renda mesmo quando ele preencheu a declaração corretamente. Neste ano, a Receita Federal diz que parte relevante das divergências vem das informações enviadas por empregadores e outras fontes pagadoras ao eSocial e à EFD-Reinf, sistemas que passaram a substituir a antiga Dirf.
O que mudou na prática
Desde 2025, a Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf) deixou de ser usada. As informações que antes eram concentradas nela passaram a ser prestadas principalmente por dois canais: o eSocial, para dados trabalhistas e de folha, e a EFD-Reinf, para retenções e outros pagamentos informados ao Fisco. Segundo a Receita, a troca buscou modernizar o envio de dados e reduzir duplicidades.
Na prática, isso significa que o informe de rendimentos do trabalhador e a declaração pré-preenchida do IRPF agora dependem mais diretamente da qualidade do que a empresa informou ao longo do ano nesses sistemas. Se houver erro na origem, a divergência pode aparecer para o contribuinte na hora de declarar.
Quais erros mais têm aparecido
A Receita Federal informou que os problemas mais comuns enviados pelas empresas se concentram em quatro frentes: parametrização incorreta de rubricas da folha, duplicidade de informações, dificuldade para separar regime de competência e regime de caixa e falhas na apuração do imposto de renda informada na EFD-Reinf. Entram nesse grupo situações como adiantamento salarial, lucros e dividendos lançados de forma inadequada.
Em linguagem simples, a rubrica é o código que identifica cada verba da folha, como salário, férias, 13º, bônus ou desconto. Se ela estiver configurada de forma errada, o sistema pode classificar mal o rendimento, a contribuição ou o IR retido na fonte. O resultado é uma diferença entre o que o trabalhador declara e o que a Receita recebeu da empresa. A explicação sobre a necessidade de preenchimento correto desses sistemas foi reforçada pela própria Receita ao orientar empregadores após o fim da Dirf.
Por que isso importa agora
Porque a divergência trava a análise da declaração e pode atrasar a restituição. A Receita explica que, quando encontra inconsistência entre o que o contribuinte informou e os dados enviados por empresas, bancos, planos de saúde e outras fontes, a declaração vai para a malha fiscal para uma checagem mais aprofundada. Enquanto estiver nessa situação, a restituição não é paga.
Até a marca de 9,1 milhões de declarações entregues no IRPF 2026, 881,6 mil haviam sido retidas em malha, o equivalente a 11%. No mesmo balanço, a Receita afirmou receber mais de 1,5 milhão de retificações por dia, principalmente de empresas corrigindo dados enviados ao eSocial e a outras obrigações acessórias.
O trabalhador deve retificar a declaração?
Depende. Se o contribuinte conferiu o informe oficial de rendimentos e os valores declarados estão corretos, a orientação da Receita é não retificar só porque apareceu uma divergência. Nesse caso, o problema pode estar na informação da fonte pagadora, e a própria empresa pode corrigi-lo depois. Após o processamento da retificação feita pela empresa, a declaração pode ser liberada automaticamente, sem nova ação do trabalhador.
A Receita também informa que as correções feitas no eSocial ou na EFD-Reinf podem levar até uma semana para serem carregadas e reprocessadas. Por isso, a pendência pode continuar aparecendo por alguns dias mesmo depois da correção na origem. Se passar desse prazo e a mensagem permanecer, vale voltar a checar se a empresa realmente ajustou os dados e se a declaração foi preenchida com base no informe correto.
Como reduzir o risco de cair ou continuar na malha
Use a declaração pré-preenchida como apoio, não como verdade automática. A própria Receita diz que ela exige conferência.
Compare os valores com o informe oficial de rendimentos fornecido pela empresa, banco, INSS, corretora ou plano de saúde.
Se o erro estiver no informe, peça correção imediata à fonte pagadora.
Se os seus dados estiverem certos e a divergência vier de terceiro, entregue a declaração no prazo e acompanhe o processamento.
Se o erro for seu, a saída é enviar uma declaração retificadora, desde que você ainda não tenha recebido intimação ou notificação de lançamento.
Prazo e próximo passo
O prazo da declaração do IRPF 2026, ano-base 2025, vai até 29 de maio de 2026. As regras desta temporada foram anunciadas pela Receita em 16 de março de 2026. Para quem depende de restituição, o ponto central é simples: conferir documentos, guardar comprovantes e diferenciar erro próprio de erro da empresa antes de mexer na declaração.
Se a pendência persistir, o contribuinte pode acompanhar o status no Meu Imposto de Renda, no e-CAC ou pelo aplicativo da Receita Federal. A consulta mostra se a declaração caiu na malha e, em muitos casos, indica o motivo da retenção.